Microsoft Excel — одна из самых мощных и широко используемых программ для работы с данными и электронными таблицами. Ее применяют как в ежедневной отчетности, так и в глубокой аналитике крупнейших мировых компаний. Владение всеми возможностями софта делает работу проще и повышает вашу ценность как специалиста. Мы собрали 15 полезных функций и приемов, которые помогут вам быстрее расправиться с таблицей, удивить босса и улучшить показатели эффективности.
СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН
Пригодится: суммирование значений ячеек по заданным критериям
Начнем с двух популярных формул в Excel для суммирования чисел — СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН. Часто возникает необходимость подсчитать сумму определенных элементов в списке, но не всех подряд, а только тех, которые соответствуют заданным условиям.
СУММЕСЛИ позволяет суммировать значения диапазона в соответствии с указанным критерием. В случае с СУММЕСЛИМН можно использовать сразу несколько переменных.
Чтобы воспользоваться этими функциями, выполните следующие шаги:
- Выделите ячейку, в которой хотите отобразить результат.
- Перейдите на вкладку «Формулы» → «Математические».
- Найдите и выберите функцию «СУММЕСЛИ» или «СУММЕСЛИМН».
- Заполните необходимые поля, указав диапазон и критерий суммирования данных.
Как и все формулы в этом списке, вы можете использовать СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН, просто введя знак «=» в нужной ячейке, а затем имя функции. Excel автоматически предложит подходящие варианты с помощью автозаполнения. Однако в этом методе отсутствует графический интерфейс, поэтому вводить аргументы функции нужно вручную, разделяя их с помощью символа «;».
ПРОСМОТРX
Пригодится: когда нужно найти значения по указанным параметрам
ПРОСМОТРX — это современная и усовершенствованная версия известных формул ВПР и ГПР, которые используются для поиска значений в таблицах. Функция ВПР находит элемент по совпадению в столбце, а ГПР — в строке. ПРОСМОТРX объединяет оба этих функционала, делая процесс поиска более удобным и понятным. Еще одно преимущество функции ПРОСМОТРX — возможность искать значения в любом направлении, чем не могут похвастаться ее предшественники.
Для использования этой функции через интерфейс Excel сделайте следующее:
- Выделите ячейку, в которую хотите вывести результат поиска.
- Откройте вкладку «Формулы» → «Ссылки и массивы».
- Найдите и выберите функцию «ПРОСМОТРX».
- Заполните необходимые поля, указав диапазоны для поиска и возвращаемого значения, а также параметры совпадения.
ФИЛЬТР
Пригодится: быстрая фильтрация больших массивов данных
ФИЛЬТР — мощная функция Excel, позволяющая извлекать данные из таблицы на основе заданного условия. Она особенно полезна, когда нужно создать новую таблицу с отфильтрованными данными из уже существующей. Например, можно легко создать список всех клиентов из определенного региона или список всех продуктов, продажи которых превысили указанный порог.
Следуйте инструкции, чтобы использовать функцию ФИЛЬТР:
- Выделите ячейку, в которой хотите вывести отфильтрованные данные.
- Перейдите в раздел «Формулы» → «Ссылки и массивы».
- Найдите и выберите функцию «ФИЛЬТР».
- Заполните поля, указав диапазон данных, которые хотите фильтровать, и критерии фильтрации.
Ранее мы рассказывали:
Как выбрать ноутбук для учебы: советы и топ-5 моделей
Фильтрация данных
Пригодится: скрыть ненужные ячейки для лучшей читаемости документа
Иногда нужно скрыть ненужные строки в большом наборе данных и оставить только те, которые соответствуют определенным условиям. Предположим, у вас есть таблица с данными о продажах, а вы хотите видеть только те строки, где продажи превышают 1000 единиц. Вы можете использовать фильтрацию, чтобы скрыть все остальные строки.
Чтобы отфильтровать данные, выделите любую ячейку в нужном диапазоне. Затем перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Фильтр».
После этого в заголовках столбцов появятся стрелки. Нажав на них, вы сможете выбрать параметры: фильтровать данные по значениям, сортировать их по возрастанию или убыванию, а также использовать текстовые, числовые или пользовательские фильтры для более сложных условий.
Условное форматирование
Пригодится: упрощает ориентирование по таблицам с большим количеством данных
Условное форматирование в Excel автоматически меняет вид ячеек в зависимости от заданных условий. Это помогает выделять важные данные и упрощает анализ.
Excel предлагает разные варианты форматирования: можно выделять ячейки цветом, создавать цветовые шкалы и гистограммы прямо в ячейках. Также можно задавать свои собственные правила форматирования.
Чтобы применить условное форматирование:
- Выделите диапазон ячеек.
- Перейдите на вкладку «Главная» и выберите «Условное форматирование».
- Установите нужные условия и выберите форматирование.
ОБЪЕДИНИТЬ
Пригодится: для удобного переноса данных из разных ячеек одной строкой
Когда нужно перенести данные из Excel в другие программы, часто требуется объединить значения из нескольких ячеек в одну строку. Для этого в Excel есть полезная формула ОБЪЕДИНИТЬ. Она позволяет объединить данные и добавить разделитель между значениями ячеек.
Для объединения значений из ячеек:
- Выберите ячейку, в которую хотите поместить объединенный текст.
- Перейдите в раздел «Формулы» → «Текстовые».
- Выберите функцию «ОБЪЕДИНИТЬ».
- Укажите разделитель и диапазон ячеек, которые вы хотите объединить.
СЖПРОБЕЛЫ
Пригодится: очистка текста от ненужных пробелов
С помощью функции СЖПРОБЕЛЫ можно быстро очистить введенный текст от лишних пробелов, что нередко встречается при импорте данных или быстром наборе. При этом пробелы между словами сохраняются.
Чтобы удалить лишние пробелы:
- Выберите ячейку, в которую хотите поместить очищенный текст.
- Перейдите в раздел «Формулы» → «Текстовые».
- Выберите функцию «СЖПРОБЕЛЫ» и вставьте нужный текст.
Операции с датами
Пригодится: быстрый подсчет дат без календаря
В Excel полезно не только хранить даты, но и проводить с ними разные операции. Например, сложение и вычитание! Это удобно для расчета возраста, сроков выполнения задач, отслеживания времени между событиями и т. д. Рассмотрим три основных операции.
Сложение дат: можно прибавить к дате целое число, чтобы получить новую дату. Для этого в ячейку вводят формулу в виде «=дата+число_дней».
Вычитание дат: можно вычесть определенное количество дней из даты, чтобы найти предыдущую дату. Для этого используйте формулу «=дата-число_дней».
Разница между датами: для определения количества дней между двумя датами используйте формулу «=дата1-дата2».
Ранее мы рассказывали:
Управление компьютером с телефона: топ-6 приложений
ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ
Пригодится: если нужно подбить итоги по конкретным фильтрам
ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ — универсальная функция в Excel, позволяющая выполнять операции с данными в таблицах, игнорируя скрытые строки. Это особенно полезно при работе с отфильтрованными данными, так как стандартные функции вроде СУММ учитывают даже скрытые элементы.
Чтобы воспользоваться функцией ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ через интерфейс Excel, выполните следующие шаги:
- Выделите ячейку, в которой хотите отобразить результат.
- Перейдите в раздел «Формулы» → «Математические».
- Найдите и выберите функцию «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ».
- Укажите нужную операцию и диапазон.
Закрепление панелей
Пригодится: чтобы заголовки всегда были перед глазами
Функция «Закрепление панелей» позволяет зафиксировать указанные строки или столбцы при прокрутке. Это удобно при работе с длинными таблицами, поскольку необходимые названия столбцов и строк всегда остаются перед глазами.
Как закрепить панели в Excel:
- Выделите строку или столбец, которые хотите зафиксировать.
- Перейдите во вкладку «Вид» и выберите «Закрепить области».
- Выберите один из вариантов: «Закрепить верхнюю строку», «Закрепить первый столбец» или «Закрепить области».
Проверка данных
Пригодится: позволяет избежать ввода несоответствующих данных
Проверка данных — одна из самых полезных функций в Еxcel, которая не позволяет ввести в ячейки неподходящие параметры, вроде имен вместо дат.
Чтобы выполнить проверку данных в Excel:
- Выделите ячейки, для которых хотите установить ограничения на ввод данных.
- Перейдите во вкладку «Данные» и выберите «Проверка данных».
- В открывшемся окне задайте условия проверки, например тип данных или список разрешенных значений.
Дополнительно можно настроить подсказки при выборе ячеек и обработку ошибок в соответствующих разделах.
Транспонирование информации
Пригодится: автоматизированное внесение изменений по всей таблице
Транспонирование информации — это удобная функция в Excel, позволяющая быстро преобразовывать данные из строк в столбцы и наоборот. Например, написанные по горизонтали данные можно расположить по вертикали, не переписывая их вручную.
Чтобы транспонировать информацию:
- Выделите диапазон ячеек, который нужно транспонировать.
- Скопируйте его.
- Выберите ячейку, в которую хотите вставить транспонированные данные.
- Нажмите правой кнопкой мыши и в параметрах вставки выберите «Транспонировать».
Скоростное копирование и перемещение информации
Пригодится: когда нужно перенести часть таблицы
Часто при работе с большими объемами данных в Excel требуется перемещать или копировать части таблицы. Обе эти задачи можно легко решить за считанные секунды. Для этого:
- Выделите необходимые ячейки.
- Наведите курсор на границу выделенного диапазона, пока курсор не превратится в крестик с четырьмя стрелками.
- Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши, затем перетащите ячейки в новое место. Чтобы скопировать данные, необходимо также зажать клавишу Ctrl (или Command на Mac).
Автозамена
Пригодится: настроить автоматическую замену одного текста на другой
Автозамена — это полезная функция в Excel, которая автоматически заменяет одни текстовые строки на другие. Особенно она может пригодиться для ввода специальных символов, часто используемых фраз или исправления опечаток.
Чтобы настроить автозамену:
- Перейдите на вкладку «Файл» → «Параметры» → «Правописание».
- В открывшемся окне нажмите «Параметры автозамены».
- Введите текст для замены и текст, на который он должен быть заменен, в соответствующие поля.
- Нажмите «Добавить», чтобы сохранить изменения.
Мгновенное заполнение
Пригодится: экономит время при вводе однотипных данных
Последняя функция по списку, но не по значимости — это мгновенное заполнение. Она позволяет автоматически заполнять ячейки на основе введенного шаблона. Например, если у вас есть столбцы с фамилией и именем человека, то мгновенное заполнение поможет создать столбец с полным именем.
Как использовать мгновенное заполнение:
- Введите данные в несколько ячеек, чтобы создать образец.
- Выделите ячейки, которые осталось заполнить.
- Перейдите во вкладку «Данные» и нажмите «Мгновенное заполнение».
После этого в большинстве случаев Excel сможет распознать шаблон и правильно заполнить ячейки.
Ранее мы рассказывали:
Как сделать резервную копию Telegram и сохранить переписку
Что еще важно знать при работе с «Экселем»?
Чтобы работать в Excel еще быстрее и эффективнее, важно помнить про следующие аспекты:
- Комбинации клавишВ Excel существует множество горячих клавиш, знание которых позволяет выполнять действия быстрее, экономя время.
- Встроенные шаблоныExcel предлагает разнообразные шаблоны для различных задач, таких как финансовые расчеты, создание диаграмм и анализ данных. Эти шаблоны могут существенно упростить вашу работу, позволяя избежать ручной настройки.
- Сохранение и резервное копирование данныхНикому не хочется в один момент потерять всю проделанную работу из-за сбоя системы. Поэтому не забывайте регулярно сохранять изменения и создавать резервные копии ваших данных.
Умение работы с Excel будет полезным и в других редакторах электронных таблиц вроде «МойОфис», «P7-Офис», Polaris Office и OfficeSuite.
2SDnjd7aszB
