В выходной вы решили пожить в свое удовольствие, но вас мучает мысль, что в это время можно и деньжат подзаработать? Или, наоборот, вы часами вкалываете, но результата нет? Предлагаем изучить вопрос организации времени глобальнее, прокачать дисциплину и меньше ругать себя — а как это сделать, читайте в этом материале.
Содержание
Зачем вам нужна организация времени
В основном у людей есть две полярные проблемы: «я не успеваю отдыхать» и «я не успеваю работать». И обе эти беды решаются по-разному. Немного разберем причины, почему вам нужна организация времени.
Чтобы больше работать
Бывают такие моменты, когда вы работаете-работаете, дышать уже не можете от загруженности, но по факту результата нет. Смотрите в чек-лист, а там ничего не выполнено. Причин тому много:
- Вы постоянно отвлекаетесь. На сообщения, уведомления телефона, кофе с коллегами и прочее.
- Вы мечетесь от задачи к задаче и пытаетесь выполнять несколько дел одновременно. Вот вам исследование про вред многозадачности. Коротко: если вы постоянно переключаетесь, вы хуже запоминаете информацию, тратите больше времени и чаще допускаете ошибки.
- Вы завалены ненужной информацией. Пример: вы менеджер, который должен передавать сведения от отдела к отделу. Но ваши коллеги пересылают вам огромные письма, которые вам надо обработать и проанализировать. С одной стороны, это ваша работа, а с другой — вы в заложниках плохой коммуникации.
- У вас нет долгосрочного плана. Представим, что вы разработчик видеоигры. Вы придумали какой-то концепт и возитесь уже третью неделю с интерфейсом инвентаря, хотя не продумали ни историю мира, ни боевую систему. А беретесь вы за мелочи, потому что у вас нет дорожной карты.
- Вы перфекционист. Каждая деталь должна быть в вашем понимании идеальной, хотя это невозможно.
И, кстати, важно рассуждать адекватно, правда ли вы тратите слишком много времени на работу. Если ваша коллега справляется с задачей за час, то это не значит, что и вы должны ускоряться. Работодателя и вас все устраивает? Не грызите себя. Но если вы неделю просто лежали и страдали из-за страха начинать, а на восьмую ночь делаете все за один присест — это уже нездоровая история.
Чтобы больше отдыхать
Трудоголики сейчас триггернутся: отдыхать — надо! И тут тоже нужна дисциплина, потому что иногда заставить себя закрыть ноутбук удаленщику очень трудно. Причины разные: высокая тревожность, чувство вины, культура продуктивности и прочее.
Здесь совет один: установить адекватный график работы и придерживаться его при любых условиях. Буквально заставлять себя закрывать рабочие чаты, выключать ноутбук и жить. Если тревога вас никак не отпускает, то попробуйте обсудить причину с психотерапевтом. Возможно, у вас страх потерять работу, показаться непрофессионалом, не успеть заработать деньги на безбедную старость. Все эти причины стоит проговорить со специалистом — никакие приложения по организации времени тут не помогут.
И то, и другое
А теперь самое страшное: вы карьерист, который не успевает ничего и при этом не отдыхает. И тут проблема в том, что вы перегрузили себя и не признаете этого. В таком случае надо перечитать весь наш материал, что-то взять на заметку и устроить себе отпуск. И со свежей головой начинать организовывать работу с нуля, чтобы не отлететь на пару лет на Бали с духовными практиками из-за тотального выгорания.
Тут важно сделать приписку: мы вас никак не упрекаем и не осуждаем. Я пишу этот текст в полночь после 15-часовой смены, потому что у меня тоже есть проблемы с организацией и трудоголизмом. У всех они есть, но расписание можно корректировать. Поэтому давайте разбираться вместе.
Что такое тайм-менеджмент?
Для начала хочется разбить ваши ожидания: вы не сможете добавить в сутки еще 10 часов и впихнуть в свое расписание новые проекты. Тайм-менеджмент не про «успеть все и сделать это идеально». Это про управление решениями. Множество действий, которые мы выполняем на работе, не имеют никакого смысла и только вредят нам. И от них надо отказываться — так вы станете более продуктивным, организованным и счастливым сотрудником.
- Ежедневные созвоны с коллегами, чтобы 90% времени хихикать, а остальные 10% заниматься делами? Убирайте.
- Миллионы чатов, чтобы решить какую-то одну мизерную проблему? Упрощайте.
- Просьбы коллег бесплатно выполнить их работу, потому что им лень разобраться самостоятельно? Избегайте.
- Проблемы с коммуникацией, когда вас не слышат и переспрашивают по сто раз на день? Учите правильно с вами общаться.
- Дополнительная работа, потому что вы боитесь передавать ее другим (ведь только вы с ней справитесь)? Не забивайте себе голову и ищите альтернативу.
Приведу свой пример. Я работаю редактором и автором, а до этого занималась еще и новостями. Я их писала с 10 до 14 часов, что не так много. Но эти 4 часа нарушали весь мой график: я не могла вычитывать чужие тексты и писать свои, мне надо было постоянно мониторить разные источники, из-за чего я отказалась от спортзала. Это сильно ударило по моей производительности. В итоге я нашла себе хорошую замену, обучила ее и пошла заниматься более важными делами. Тайм-менеджмент — не успеть написать 5 новостей, прочитать 20 текстов, составить пару брифов и в перерыве сдохнуть. Это глобально рассмотреть свою организацию труда, найти ее слабые места и убрать их. Перепоручить или автоматизировать.
Ранее мы рассказывали:
Эффективный тайм-менеджмент. Топ-15 планировщиков задач на любой случай
Советы по организации рабочего времени
Сейчас мы обсуждаем проблему неорганизованности, когда человек не может продуктивно работать. Это касается случаев, когда вы прокрастинируете, отвлекаетесь, стремитесь к идеалу и в итоге не соблюдаете сроки.
Разделите работу по приоритетам
Есть уже готовые схемы определения приоритетности задач. Например, коробка Эйзенхауэра. Эта стратегия делит задачи на следующие группы: «срочное и важное», «важное, но не срочное», «срочное, но не важное», «несрочное, неважное».
Срочное и важное — это то, что требуется сделать прямо сейчас, потому что в ином случае у вас будут большие неприятности. Например, от вас требуется к завтрашнему дню доделать проект, от которого зависят ваш доход и репутация.
Важное, но не срочное — задачи, которые не требуют моментального выполнения, но которые нельзя игнорировать, потому что они легко переносятся в «срочное и важное». Часто сюда вносят глобальные дела (разработка стратегии, повышение квалификации, формирование бюджета и прочее), но в реальной жизни, где не все менеджеры и начальники, большинство задач тоже попадает в эту категорию. Вы дизайнер, который получил заказ и должен его сдать через неделю? Сюда его — в «важное, но не срочное». В идеале вам стоит всегда оставаться в этом состоянии, когда работа есть, она важна, но не горит.
Срочное, но не важное — то, что нужно сделать прямо сейчас, но не обязательно именно вам. Такие задания можно делегировать другим людям и не отслеживать весь процесс от начала и до конца. Созвон с постоянным клиентом для уточнения каких-то правок, ответ на рутинные письма, административные задачи.
Несрочное и неважное — мусорные задачи, которые нужно убрать. Бесполезные походы на мероприятия, помощь из вежливости и все, что мы перечисляли в разделе про тайм-менеджмент.
Создайте себе хотя бы табличку в Excel, поделите ее на четыре сектора и впишите сюда все задачи. Спокойно, без тревоги и осмысленно, чтобы мусор не полетел в «срочное и важное». Так вы поймете приоритетность дел, сможете отказаться от чего-то и даже найдете работу, которую можно делегировать.
Обменяй свой старый смартфон на скидку на любой товар в трейд-ин в «Эльдорадо»
Узнать большеРазбивайте работу на части
Существует метод помидора (или помодоро), который предлагает работать сосредоточенно в течение 25 минут, а затем делать перерыв на 5 минут. После каждого четвертого цикла перерыв увеличивается до 30 минут. Это позволяет снизить усталость, давая мозгу возможность отдохнуть. Разбивая работу на небольшие части, вы справляетесь с большими задачами, которые кажутся бесконечными и сложными.
Мы не советуем постоянно использовать таймер — это может вызвать тревогу и стремление максимально уработаться в отведенные 25 минут. А еще напоминаем, что каждый человек уникален, поэтому важно самостоятельно определить оптимальную продолжительность работы и отдыха. Главное — делать перерывы, разбивать задачи на части и активно двигаться в свободное время.
Годами работаю дома, раньше срывала дедлайны и не могла втянуться. А дисциплине научил спортзал. Как я себя организовываю:
- Планирую на бумаге: что напишешь — не забудешь.
- Ставлю напоминалки в телефоне.
- Раз в пару часов ненадолго меняю деятельность: убираюсь, глажу кота, звоню маме.
- Отключаю фоновые звуки.
- Избегаю пожирателей времени.
Ешьте лягушек
Не в прямом смысле — мы говорим про метод «поедания лягушки». Марку Твену приписывают цитату: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Так и с работой можно сделать: беритесь с утра за самую трудную и важную задачу, чтобы вторая половина дня на контрасте прошла более гладко. И это не значит, что надо все утро «пожирать лягушек» и страдать, чтобы потом в обед упасть от нервного срыва — делите порции на каждый день по чуть-чуть. Так вы будете получать большее удовольствие от выполненной мерзкой задачи и видеть более осязаемый результат. Сделайте это своей привычкой.
Раньше работал в техподдержке, где нагрузка более-менее равномерно распределена по всей смене, а я на нее никак повлиять не мог. После перехода на фриланс мозг такой: «Пу-пу-пу, а как работать-то?» Брался за одно, второе, третье — в итоге засиживался до глубокой ночи.
А через какое-то время отбалансировал свой день. Самые сложные и емкие задачи выполняю до полудня. В итоге после обеда остаются не самые приоритетные дела, которые можно выполнять в расслабленном состоянии и все равно при этом не засиживаться дольше нужного.
Фиксируйте и расписывайте задачи
Вы можете организовать to-do list (список дел), чтобы контролировать все задачи и не терять их в своем производственном аду. Это может быть приложение, таблица в документах и даже просто «Избранное» в Telegram. Как это в идеале должно выглядеть:
- Соберите все задачи, включая мелкие, в одном месте.
- Расставьте их по приоритетности, используя коробку Эйзенхауэра.
- Выполняйте простые и быстрые дела сразу, не откладывая.
- Для сложных задач распишите конкретное решение с поэтапными действиями.
- Укажите приблизительное время выполнения задания, дедлайны и добавьте полезные комментарии.
- Выполняйте задачи последовательно.
Это упрощенная схема «Доведения дел до завершения» (GTD) от Дэвида Аллена, исследователя по теме продуктивности. Подробнее можно ее изучить в «Википедии».
Сфокусируйтесь
Когда у вас есть возможность сосредоточиться на одном проекте и вас не отвлекают важные клиенты, отключите уведомления и закройте социальные сети. Просто работайте. Вы будете удивлены, как быстро сможете завершить задачу, не утомляясь от постоянной коммуникации. Желательно установить статус «Не беспокоить» и не отвечать в это время на сообщения, чтобы коллеги знали, что вы недоступны.
Я из тех людей, в которых борются два волка: черный волк неорганизованности и белый волк гиперответственности. Как я их дрессирую:
- Распределяю задачи по важности в YouGile с вечера, встречи и напоминания заношу в календарь с уведомлением за час и за 10 минут до начала.
- Раньше предпочитала нахрапом сделать что-то большое, а мелочи откладывала. Сейчас, если на выполнение какой-то задачи нужно не больше 5 минут, делаю ее сразу.
- Когда сваливается большой проект, создаю карточку с подзадачами и чекбоксами. Так сразу понятно, в каком порядке и что нужно делать, и глобальная задача становится менее пугающей.
- Все чаты, кроме важных, у меня в вечном мьюте. Просматриваю их раз в час или во время перерыва между задачами.
Ограничивайте время
Это совет главным образом для перфекционистов, которые могут несколько часов выбирать цвет кнопки для сайта или переставлять местами слова в тексте. Установите определенное время на решение какой-то задачи и останавливайтесь, когда оно выйдет. Если вы объективно не успеваете, сделайте большой перерыв, посмотрите на проблему свежим взглядом и установите новый тайминг, но уже в последний раз.
Работайте как профессиональный художник
У молодых иллюстраторов есть проблема — они берутся за детализацию какого-то незначительного элемента, вырисовывают его несколько часов, а в итоге у портрета есть один красивый глаз, но нет рта, ушей и волос. Такая же проблема с любой работой — вы прорабатываете что-то незначительное, тратите на это кучу времени, а в целом проект не готов ни на какой стадии.
Сначала скетч, потом лайны, следом цвет, в конце тени. В случае с копирайтером: структура, фактура, исследования, интересные вставки, «декоративные» примеры. Это нужно для того, чтобы получить полное представление о проекте, избежать ненужных деталей и в любой момент продемонстрировать заказчику, что основа заложена и работа движется.
Используйте полезные программы
Мы же в XXI веке живем — у нас навалом инструментов для самоорганизации.
- Планировщики задач и списки дел. Помогают создавать и управлять списками задач, устанавливать приоритеты и отслеживать выполнение планов.
- Трекеры времени. Нужны для отслеживания времени, потраченного на различные задачи или проекты, что помогает анализировать продуктивность.
- Блокировщики отвлекающих сайтов. Это приложения, которые ограничивают доступ к соцсетям, стриминговым платформам и играм.
Ранее мы рассказывали:
Запрет мобильных телефонов в школе. Выбираем гаджеты, которые заменят смартфон
Полезные приложения
Mindmeister
Ментальная карта Mindmeister — инструмент для визуализации идей на ПК и смартфоне. С ней можно продумывать идеи, организовывать свое время, создавать красивые и понятные заметки. В бесплатной версии можно создать три карты по любым шаблонам с неограниченным количеством соавторов.
Todoist
Один из самых популярных таск-трекеров, в котором удобно отслеживать задачи, фильтровать их по приоритету, создавать полноценные планеры. Работает на смартфонах, на ПК, в браузере и даже в смарт-часах. Удобно, что он отслеживает весь прогресс. Бесплатная версия открывает доступ к пяти личным проектам и сохраняет историю изменений за неделю.
WEEEK
Российский таск-менеджер для браузера, ПК и смартфонов. Есть канбан-доска, диаграмма Ганта, таймер помодоро, шаблоны, фильтры, уведомления в Telegram и VK. Все интуитивно понятно, бесплатная версия позволяет создать семь проектов и пять досок, пользоваться примитивными чат-ботами и даже медитировать.
Ранее мы рассказывали:
Кидаю в ЧС. Что нас бесит в мессенджерах: разбираемся с экспертами
StayFocusd
Расширение для браузера, которое блокирует нежелательный контент. Вы сами составляете график, по которому программа будет закрывать сайты из вашего черного списка. Внутри уже есть YouTube и TikTok... хотя это теперь не так актуально. В любом случае это очень полезно, если вы все время отвлекаетесь на мусор. Плюс в StayFocusd есть встроенная статистика ежедневного пользования браузером, функция для усложнения разблокировки, защита конфиденциальности. И все это бесплатно.
2SDnjdEcYuS
